Au sein d’une entreprise, la gestion de la comptabilité peut se révéler particulièrement chronophage. En effet, de nombreuses tâches sont inhérentes à ce service telles que l’établissement des devis et des factures, les relances d’impayés, les déclarations auprès des organismes qualifiés ou encore le suivi de la trésorerie et la création des bilans financiers mensuels et annuels. Pour optimiser la réalisation de ces missions et permettre aux collaborateurs de les mener à bien plus rapidement, il est possible d’avoir recours à certains outils, notamment un logiciel de facturation. Mais quel est le fonctionnement d’un tel outil ? Quels sont les avantages et les inconvénients à relever ? Quels sont les critères à prendre en compte pour choisir un logiciel adapté aux besoins de l’entreprise ?

Comprendre l’importance et le fonctionnement d’un logiciel de facturation

Par définition, un logiciel de facturation est un outil permettant de faciliter la gestion comptable d’une structure professionnelle. Il peut être installé individuellement sur chaque équipement informatique de l’entreprise ou en réseau, cette solution permettant à l’ensemble des collaborateurs d’y avoir accès simultanément et à partir de n’importe quel support (ordinateur, tablette, smartphone). L’importance d’un tel outil pour les professionnels réside dans les fonctionnalités qu’il propose. En effet, il est possible de générer une facture depuis le logiciel de facturation en seulement quelques clics, notamment à partir d’un devis, de relancer automatiquement les impayés grâce à la création de mails préenregistrés ou encore d’avoir un suivi en temps réel de la trésorerie de l’entreprise.

Utilisation d’un logiciel de facturation : avantages et inconvénients

L’utilisation d’un logiciel de facturation confère de nombreux avantages pour les professionnels, mais il est important de noter quelques inconvénients relatifs à la mise en place d’un tel système. Voici ce qu’il faut savoir avant de proposer cet outil à vos collaborateurs.

Les avantages d’un tel outil

Ce logiciel permet, avant toute chose, de gagner un temps considérable dans la comptabilité de l’entreprise. En effet, les factures peuvent être réalisées en quelques clics et les relances d’impayés étant programmées de manière automatique. Ainsi, les collaborateurs chargés de la gestion comptable de la structure disposent davantage de temps à consacrer à d’autres tâches essentielles pour le bon développement de l’activité professionnelle. De plus, un logiciel de facturation permet de réduire les risques d’erreurs d’un point de vue comptable, mais aussi juridique. Plus particulièrement, certaines mentions doivent obligatoirement apparaître sur les documents générés pour les clients et les fournisseurs (factures et devis). Celles-ci sont alors inscrites automatiquement, évitant ainsi de potentiels oublis, ces derniers pouvant être passibles de poursuites judiciaires.

Les inconvénients à noter

Certains inconvénients doivent cependant être relevés quant à l’utilisation d’un logiciel de facturation, notamment en matière de confidentialité. En effet, les données comptables sont stockées sur des serveurs dont la sécurité est gérée directement par l’éditeur du logiciel. Ainsi, la réglementation en vigueur dépend du pays dans lequel les serveurs sont implantés. Ainsi, certaines administrations peuvent y avoir accès sans pour autant que la confidentialité soit rompue. Il est important par ailleurs de noter qu’avoir recours à un tel outil a un coût. Bien souvent, il s’agit de l’abonnement au logiciel, ce dernier pouvant être particulièrement élevé en fonction de la plateforme choisie.

Les critères à prendre en compte pour bien choisir son logiciel

De nombreuses offres étant aujourd’hui proposées sur le marché, il est important de prendre en compte certains critères afin de choisir un logiciel adapté aux besoins de l’entreprise. Voici quels sont les points à prendre en compte avant de procéder à l’installation de sa plateforme.

Le tarif

Comme vu précédemment, un logiciel de facturation nécessite de souscrire un abonnement payant. Le prix est fixé en fonction de plusieurs critères tels que :

• les fonctionnalités proposées ;
• la disponibilité d’une assistance dépannage ;
• la durée de l’abonnement.

En effet, concernant ce dernier point, bien souvent, les tarifs s’avèrent être dégressifs. Il est ainsi plus intéressant de souscrire un abonnement sur un an plutôt que de renouveler son contrat tous les mois.

En tant qu’entreprise, n’hésitez pas à comparer les prix de plusieurs logiciels avant de faire votre choix. Cela vous permettra de trouver l’outil avec le meilleur rapport qualité / prix en fonction de vos besoins.

La complexité de la plateforme

Lors du choix du logiciel, il est important de prendre en compte également la complexité de la plateforme. En effet, celle-ci sera utilisée par vos collaborateurs, ces derniers n’ayant pas nécessairement les compétences nécessaires pour gérer un tel outil. Ainsi, veillez à ce qu’il ne soit pas difficile à prendre en main, ou, dans le cas contraire, proposez une formation pour les aider à comprendre toutes les fonctionnalités. Cela engendrera des dépenses supplémentaires, mais cela permettra de gagner du temps et d’éviter les erreurs par la suite.

Les fonctionnalités proposées

Enfin, le point le plus important pour sélectionner son logiciel est les fonctionnalités dont il dispose. En effet, certaines plateformes proposent des fonctionnalités de base, alors que d’autres contiennent des services beaucoup plus poussés. Ainsi, veillez à opter pour un logiciel en accord avec vos besoins. À savoir que plus vous aurez de fonctionnalités à disposition, plus le prix de l’abonnement sera élevé.