Un message d’accueil professionnel sur la messagerie vocale est un élément important de votre stratégie de communication. Il peut accroître l’engagement de vos clients, créer une relation et laisser une bonne première impression lorsque vous n’êtes pas disponible pour décrocher le téléphone. En connaissant les mots parfaits à inclure dans l’enregistrement de votre messagerie vocale professionnelle, vous augmentez vos chances de maintenir vos relations professionnelles intactes en votre absence.

Zoom sur la messagerie vocale professionnelle

Un message d’accueil professionnel pour la messagerie vocale est un message enregistré qui est diffusé lorsque vous manquez un appel téléphonique. Le but de cet enregistrement est d’informer votre interlocuteur que vous ne pouvez pas répondre au téléphone et qu’il doit laisser un message.

Un message d’accueil professionnel sur la messagerie vocale est essentiel dans de nombreux aspects d’une entreprise. Dans le domaine de la vente, il vous permet de répondre correctement aux demandes des prospects et des clients ou de discuter d’une affaire. La transaction est généralement réalisée entre un vendeur et un acheteur pour échanger des éléments de valeur tels que des biens, des services, des informations et de l’argent. Lorsque vous recevez un appel professionnel, le fait d’avoir un message vocal clairement énoncé et au ton professionnel laisse une impression positive aux clients et aux collègues. Il donne l’impression que l’appel sur un téléphone portable est tout aussi légitime que l’appel à la réception de votre bureau.

Éléments d’un bon message d’accueil professionnel pour la messagerie vocale

Un bon message d’accueil sur la messagerie vocale est court et professionnel, il indique aux gens que vous les rappellerez et invite les appelants à poursuivre leur engagement grâce à un appel à l’action. Le message d’accueil de votre boîte vocale doit durer entre 10 et 30 secondes. De nombreuses personnes apprécieront un message court et concis qui leur donne immédiatement toutes les informations dont elles ont besoin.

L’objectif d’un message vocal professionnel est de garder l’appelant en ligne suffisamment longtemps pour écouter votre message. Pour ce faire, vous devez le motiver suffisamment pour qu’il écoute et laisse son message. Pour ce faire, votre enregistrement doit les faire attendre leur tour de parole. Un excellent message d’accueil professionnel pour la messagerie vocale doit remercier l’appelant de son appel et s’excuser de l’avoir manqué. Votre boîte vocale professionnelle doit fournir toutes les informations dont l’appelant a besoin. Au minimum, l’enregistrement doit comporter votre nom, le nom de votre entreprise et vos heures de bureau. Vous pouvez également indiquer le meilleur moyen de vous joindre, par exemple un courriel, et fournir ces coordonnées. Si l’appelant peut laisser un message, indiquez-le dans le message.

Veillez à indiquer le nom de votre entreprise au début de votre message vocal ! Vous pouvez indiquer les heures et les jours où vous êtes généralement disponible pour prendre des appels, si c’est le cas chaque semaine. Remerciez votre client de vous avoir appelé ou présentez-lui de brèves excuses. Veillez à demander les informations dont vous avez besoin ! Demander aux clients de laisser un message vocal avec leur nom, leur numéro de téléphone et la raison de leur appel est un bon point de départ et vous permettra d’avoir les informations de base nécessaires pour rappeler. Souvent, le fait de donner une estimation du moment où vous pourrez rappeler le client augmente la satisfaction de ce dernier.